Tervanda — Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Wersja: samples-v2 · Data publikacji: 29.10.2026

1. PL — Informacja dla kierowców i innych osób widocznych na dokumentach transportowych (art. 14 RODO)

Niniejsza informacja jest przeznaczona dla kierowców, pracowników magazynów, spedytorów oraz innych osób fizycznych, których dane znajdują się na kopiach dokumentów transportowych (listy przewozowe CMR, zlecenia transportowe, dokumenty WZ / POD / kwity paletowe, faktury KSeF) przekazanych nam do testów dokładności odczytu.

• Administrator danych: Oleksandr Kolesnyk, założyciel projektu Tervanda (tervanda.eu), działający jako osoba fizyczna do czasu przeniesienia projektu do polskiej spółki kapitałowej. Kontakt: hello@tervanda.eu.
• Źródło danych: kopie dokumentów przekazane dobrowolnie przez przewoźników drogowych, spedytorów lub biura rachunkowe współpracujące z administratorem w ramach testów oprogramowania Tervanda.
• Kategorie danych: dane widoczne na dokumentach transportowych, w szczególności imię i nazwisko kierowcy lub osoby odbierającej towar, podpis lub parafa, numer rejestracyjny pojazdu, służbowy numer telefonu oraz daty i miejsca załadunku/rozładunku.
• Cel i podstawa prawna przetwarzania: wyłącznie testowanie i poprawa dokładności automatycznego odczytu dokumentów transportowych przez oprogramowanie Tervanda — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na sprawdzeniu poprawności działania systemu przed wdrożeniem produkcyjnym. Dokumenty nie są używane do trenowania modeli AI.
• Odbiorcy danych i miejsce przetwarzania: Google Cloud w regionach Unii Europejskiej (lokalizacja eu), działający jako podmiot przetwarzający na zlecenie administratora (odczyt przez model Gemini w regionie UE oraz zaszyfrowana kopia zapasowa w UE). Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Google może przez ograniczony czas przechowywać zapytanie wyłącznie w celu wykrywania nadużyć (nie do trenowania); w takim przypadku może je zobaczyć pracownik Google.
• Okres przechowywania: przez czas niezbędny do prowadzenia testów porównawczych, maksymalnie 24 miesiące od otrzymania dokumentu, lub wcześniej — w ciągu 7 dni od zgłoszenia żądania usunięcia lub sprzeciwu. Zdjęcia pokazywane jednorazowo w demo na stoisku targowym nie są w ogóle zapisywane.
• Planowana zmiana administratora: przed pilotażami w grudniu 2026 r. założyciel planuje utworzyć polską spółkę kapitałową, która przejmie projekt Tervanda na tych samych zasadach bezpieczeństwa.
• Twoje prawa: prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18) oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO). Aby skorzystać z tych praw (np. poprosić o zamazanie lub usunięcie dokumentu z Twoim nazwiskiem lub numerem rejestracyjnym), napisz na hello@tervanda.eu. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa). Na podstawie tych dokumentów nie podejmujemy żadnych decyzji wobec osób fizycznych, w tym decyzji zautomatyzowanych (art. 22 RODO).

2. EN — Information notice for drivers and other persons visible on transport documents (Art. 14 GDPR)

This notice is addressed to truck drivers, warehouse staff, forwarders and other individuals whose personal data appear on copies of transport documents (CMR consignment notes, transport orders, POD / WZ / pallet notes, KSeF invoices) shared with us for software accuracy testing.

• Data Controller: Oleksandr Kolesnyk, founder of the Tervanda project (tervanda.eu), acting as a private individual until the project is transferred to a Polish limited company. Contact: hello@tervanda.eu.
• Source of data: copies of transport documents voluntarily provided by road carriers, freight forwarders or accounting bureaus for testing Tervanda document reading.
• Categories of personal data: data visible on transport documents, including name and surname of the driver or consignee staff, signature or initials, vehicle registration plate, work phone number, and loading/unloading dates and locations.
• Purpose and legal basis: solely testing and improving the accuracy of Tervanda document recognition — our legitimate interest in verifying that the software reads real documents accurately before production use (Art. 6(1)(f) GDPR). Documents are never used to train AI models.
• Recipients and EU storage: Google Cloud in European Union regions (eu) acting as our processor (document reading by the Gemini model in the EU and encrypted backup in the EU). Data are not transferred outside the European Economic Area (EEA). Google may retain a request for a limited period solely to detect abuse (not for training), in which case Google staff may review it.
• Retention period: for as long as needed for benchmark testing, at most 24 months from receipt, or deleted within 7 days upon request or objection. Photos shown once at our trade-fair demo stand are never stored.
• Planned change of controller: before the December 2026 pilots, the founder plans to incorporate a Polish company (spółka kapitałowa) that will take over Tervanda under the same safeguards.
• Your rights: access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), and the right to object to processing (Art. 21 GDPR). To exercise your rights, email hello@tervanda.eu. You also have the right to lodge a complaint with the Polish Data Protection Authority (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa). We make no automated decisions about individuals based on these documents (Art. 22 GDPR).

3. Zasady udostępniania przykładowych dokumentów do testów (PL · samples-v2)

Przekazujesz nam kopie dokumentów transportowych (CMR, zlecenia transportowe, POD / WZ / kwity paletowe, faktury z KSeF), abyśmy sprawdzili, jak dokładnie nasze oprogramowanie je odczytuje.

• Cel: wyłącznie testowanie i ulepszanie odczytu dokumentów w Tervanda. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich dokumentów i nie są one używane do trenowania żadnych modeli AI.
• Przechowywanie: w formie zaszyfrowanej, na zaszyfrowanym komputerze administratora i w regionie UE Google Cloud; dokumentów nigdy nie wywozimy ani nie przechowujemy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
• Dostęp: z naszej strony Twoje dokumenty widzi wyłącznie założyciel projektu (administrator). Google Cloud przetwarza je automatycznie na nasze zlecenie w UE.
• Okres przechowywania: maksymalnie 24 miesiące; usunięcie wraz z danymi pochodnymi w ciągu 7 dni na żądanie.
• Wynik dla Ciebie: na Twoją prośbę przekażemy Ci wyniki odczytu Twoich dokumentów (np. daty rozładunku z pola 24). W tym zakresie działamy w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). To wynik testu do Twojej weryfikacji, a nie porada podatkowa ani księgowa.
• Demo na targach: zdjęcie dokumentu pokazane w naszym demo na stoisku targowym jest odczytywane jednorazowo wyłącznie po to, by pokazać wynik na ekranie demo; nie służy do testów i nie jest przechowywane (zapisujemy wyłącznie techniczny wpis o wywołaniu: skrót SHA-256, czas, liczbę tokenów i koszt, bez treści dokumentu).